Primeros pasos
contas.cr está pensado para que una firma gestione toda su cartera desde un solo lugar. El flujo típico de arranque es:
- Creás la cuenta de la firma. Quien la crea queda como dueño (control total).
- Invitás a tu equipo. Cada persona recibe un correo para activar su acceso con un rol.
- Registrás tus clientes. Solo necesitás la identificación y el nombre; los contactos y los gastos se llenan después.
- Conectás el correo de donde llegan las facturas y dejás que contas.cr capture.
Conectar el correo
La captura automática es el corazón de contas.cr. En el cliente, dentro de Correos, agregás la cuenta del buzón donde llegan las facturas electrónicas:
- Indicás el correo, la contraseña y desde qué fecha querés revisar.
- La contraseña se guarda cifrada; contas.cr la usa solo para leer los adjuntos.
- Cada día, de forma automática, el sistema revisa el buzón, baja los XML y registra las facturas. También podés dispararlo manualmente con el botón de escaneo.
Cada correo procesado queda en Actividad, así sabés exactamente qué se capturó y cuándo.
Clasificar comercios y productos
Para que el reporte agrupe bien, contas.cr necesita saber qué tipo de gasto es cada compra. Eso se define en el tab Comercios del cliente.
El comercio es el valor por defecto
Un comercio es cada emisor que le factura a tu cliente. La lista de comercios es un reflejo automático de las facturas: no se agregan ni se borran a mano. Vos solo asignás su tipo con un clic: Compra, Servicio, Bien o Gasto.
El producto manda sobre el comercio
Un mismo emisor puede vender cosas de categorías distintas. Por eso cada producto (identificado por su código CABYS) puede tener su propio tipo, que sobreescribe al del comercio:
- Si el producto no está clasificado, usa el tipo del comercio (se muestra con borde: es el valor heredado).
- Si lo clasificás a nivel de producto, queda con fondo: es una excepción explícita.
El ejemplo clásico: una gasolinera factura combustible (impuesto único) y también abarrotes (IVA 13%). El comercio queda en un tipo por defecto y los productos de la otra categoría se marcan como excepción.
Cómo se calcula el reporte de gastos
El reporte de gastos se genera en segundo plano (no bloquea la pantalla) y, cuando está listo, muestra los totales del período más un control de inconsistencias. Por dentro hace esto:
- Toma las facturas del período (podés filtrar por rango de fechas) tal como llegaron, sin alterarlas.
- Lee cada factura línea por línea y clasifica cada línea por su CABYS, aplicando la precedencia producto → comercio. Un mismo emisor puede caer en varias categorías a la vez.
- Suma los impuestos por tipo de gasto. Las facturas y tiquetes suman; las notas de crédito restan. Las exoneraciones se descuentan correctamente.
- Reparte el total de cada factura entre las categorías de forma proporcional, de modo que la suma de las partes siempre coincide con el total del comprobante.
- Verifica el cuadre: recalcula cada factura por un camino independiente y compara. Lo que no calza, lo reporta.
Entender las inconsistencias
contas.cr no acusa: levanta banderas a nivel agregado y te da el dato para investigar. Estas son las que puede mostrar:
Un reporte sin inconsistencias significa que no se detectaron banderas de severidad alta. Las advertencias (amarillas) e informativas (azules) no invalidan el reporte: te orientan sobre dónde mirar.
Glosario
- Firma
- Tu despacho contable: la cuenta que agrupa a tu equipo y a toda tu cartera de clientes.
- Cliente
- Cada empresa o persona cuya contabilidad gestionás dentro de la firma.
- Comercio
- Un emisor que le factura a tu cliente (un proveedor). Se descubre automáticamente de las facturas.
- CABYS
- Catálogo de Bienes y Servicios de Costa Rica: el código que identifica qué se compró en cada línea de la factura. contas.cr lo usa para clasificar.
- Nota de crédito
- Documento que anula o reduce una factura. En el reporte resta.
- Exoneración
- Reducción del impuesto autorizada para ciertos bienes o sujetos. El reporte la descuenta antes de sumar.
- Impuesto único
- Tributo específico (ej. combustibles) que no se acredita como IVA común; se reporta aparte.
- Inconsistencia
- Una bandera del control de calidad: algo que conviene revisar antes de declarar.
Recursos para contadores
Enlaces y materiales útiles para el día a día (marcadores de posición para este borrador):
- Catálogo CABYS y buscador de códigos.
- Plataforma de tributación digital (ATV / TRIBU-CR) y consulta del buzón.
- Calendario de obligaciones tributarias del período.
- Guías rápidas descargables: clasificación de gastos, cierre mensual, lectura del reporte.
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